Con la aprobación de la Ley 52 del 27 de Octubre de 2016, las sociedades y fundaciones de interés privado que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan efecto dentro de la República de Panamá, están obligadas a llevar registros contables.
De acuerdo con la normativa, que entrará a regir a partir del primero (1) de enero de 2017, también quedan obligadas a mantener su documentación de respaldo en las oficinas de su agente residente dentro de la República de Panamá o en cualquier otro lugar dentro o fuera de la República de Panamá, según lo determinen sus organismos de administración.
La Ley también ordena que los registros contables y documentos de respaldo se mantengan o estén disponibles por un periodo no menor de cinco años, contado a partir del último día del año calendario, dentro del cual las transacciones para las que aplican estos registros fueron completadas o del último día del año calendario en el cual la persona jurídica cese sus operaciones.
Cuando la persona jurídica decida mantener los registros contables y la documentación de respaldo en lugar distinto de las oficinas del agente residente, estarán obligadas a proporcionar al agente residente, por escrito la dirección física donde se mantienen los registros contables y documentación de respaldo, además del nombre y los datos de contacto de la persona que los mantiene bajo su custodia.
Las personas jurídicas deberán informar por escrito al agente residente, dentro de los quince (15) días hábiles cualquier cambio en la dirección física o el contacto que mantiene los registros.
Asimismo, establece la obligación, para todo comerciante, de llevar un Diario y un Mayor, como registros indispensables de contabilidad, y un Registro de Actas y un Registro de Acciones o Accionistas, cuando se trata de sociedades.
En caso de que las sociedades no cuenten con estos registros, podrán ser sancionadas con multas diarias, hasta que se presenten los mismos a requerimiento de la autoridad competente.
En caso de que una autoridad competente, en este caso la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas de la República de Panamá, solicite a través del agente residente de la sociedad los registros contables o documentación de respaldo de los mismos, la sociedad está obligada a presentarlos en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, contado a partir de la notificación de dicho requerimiento de información.
La desobediencia contempla severas sanciones. Las sociedades que no cumplan con el requerimiento de la autoridad competente de presentar los registros contables y documentación de respaldo, serán sancionadas con una Multa de mil balboas (B/.1000.00) y otra Multa de cien balboas (B/100,00) diarios por cada día que transcurra hasta que presente los libros contables y la documentación de respaldo.
El no pago de esta multa causaría la suspensión de los derechos corporativos a la persona jurídica que se encuentre morosa, debido a lo cual no podrá iniciar procesos legales, realizar negocios o disponer de sus activos; hacer reclamos o ejercer algún derecho ni realizar ninguna actuación corporativa que resulte obligante para la persona jurídica.
Trascurrido el plazo de dos (2) años luego de haberse decretado la suspensión de los derechos corporativos de una sociedad, que fuese previamente sancionada, el Registro Público de Panamá procederá con la cancelación definitiva y, como consecuencia, dicha persona jurídica se entenderá disuelta de manera definitiva. Una vez declarada disuelta la sociedad se iniciara el proceso de liquidación de la misma según lo dispuesto en la ley.
De no recibir los libros y documentación de respaldo requerida por la Autoridad Competente, los agentes residentes también están obligados a presentar en un plazo no mayor de quince (|5) días la renuncia al cargo de agente residente, en el Registro Público. Esto traería como consecuencias que el Registro Público suspendería los derechos corporativos a la persona jurídica.
La Ley también reduce el término de la morosidad en el pago de la tasa única a tres (3), años, hecho que puede motivar la suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica, con todas las consecuencias señaladas.
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